プライバシーマーク取得に必要な3つの設備

プライバシーマーク取得に必要な3つの設備
TBIT / Pixabay

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プライバシーマークを取得する時に、必要な設備と言われるものが大きく3つあります。
逆に言ってしまえば、この3つの項目だけを抑えておけば、カードキーの設置やセキュリティソフトの導入など、原則新たな設備投資は不要です。

※尚、主たる業務、御社の規模、個人情報の保有数等によって下記設備がなくても審査に合格する場合があります。現在お持ちでない、また導入にコストがかかる場合は、設備を導入せずに現地審査を受け、審査の結果いかんで導入を検討しましょう。

1.鍵のかかる書庫
プライバシーマークを取得する場合、紙媒体の個人情報を保管する場所が必要となります。

紙媒体の個人情報等は、「履歴書」「職務経歴書」「雇用保険被保険者証」「年金手帳」「請求書」「給与明細」「源泉徴収票」「社員名簿」「顧客名簿」など、紙に個人情報が掲載されており、一覧として管理されているものです。

どの業種、どのような形態の会社様であっても、上記のような紙ベースの個人情報は保有されていると思います。
普段はどのように保管されていらっしゃいますか?

ほとんどの会社様がきちんと保管されているのではないでしょうか?
履歴書や源泉徴収票などを誰もが目に見える場所に保管していないかと思います。

その為、この項目はほとんどの会社様がお持ちの設備ではないでしょうか。

2.ウイルスソフト
現在どこの会社様でもパソコンがあり、そのパソコンはインターネットに接続されているかと思います。

検索すれば、ほとんどの情報が取得することが出来るインターネットを利用されていない会社様はまずいないと思います。

しかしながら、インターネットと御社が外部に接続できるとの同時に、外部からもアクセスすることが可能ということになります。
外部からのアクセスでなくとも、ウイルスに犯されたパソコンから、自動的に重要な情報を外部に流出させてしまうことも考えられます。

外部ネットワーク(インターネット等)に接続するメリットともに、セキュリティにおいては危険性も伴っているということです。

当然ながら、外部ネットワークに接続するパソコンには、ウイルスソフトが必須となります。
いまや無料のウイルスソフトも数多く存在しておりますので、ウイルスソフトを導入していない企業様はないとは思いますが、アップデートはされていらっしゃいますか?

ウイルスソフトを導入したまま、アップデートをされていない状況では問題です。こちらは審査官も確認する項目ですのでアップデート忘れはないようにしてくださいね。

ちなみに「マック」のパソコンを利用されている皆さんはウイルスソフトを入れていないことも多いのではないでしょうか?
会社にマックしか置いていない場合は、ウイルスソフトを導入していないくても審査は通るケースが多いですので、無理に導入せず、審査官の対応を確認しましょう。

3.SSL認証
SSL認証は、ウェブサイトから個人情報を取得する場合に必要となります。
ウェブサイトから取得しない場合は不要です。

ウェブサイトから個人情報を取得するとは、フォームを利用して訪問者の方に個人情報をウェブ上に入力させる場合のことを指します。
尚、フォームを利用しておらず、ただ単純に公開しているメールアドレスにメールを送ってもらう場合は、ウェブサイトから個人情報を取得することにはなりません。

SSL認証は、ウェブ上ページを暗号化し、外部から盗聴されないようにします。
もし御社がレンタルサーバを利用している場合は、共有SSLでございましたら無料で利用出来ますし、有料でありますが、独自SSLもございます。
独自SSLについてはピンキリですので安いものでしたら月700円から数千円程度のものもあります。

導入自体はそれほど高いものではありませんが、少しパソコンの知識がないと導入や設置に苦労するかもしれません。

もし御社が、プライバシーマークを早くに取得したいが、パソコンの知識もないのでSSL認証だけに時間を取られたくないとお考えであれば、メールアドレスの公開のみにしてみてもいいかもしれません。

上記でも記載しましたが、メールアドレスに相手からメールを送ってもらうだけであれば、ウェブ上の個人情報の取得にはあたりませんのでSSL導入は不要です。
フォームからの問い合わせが少ない場合などは、一旦メールアドレス公開のみにして、まずはプライバシーマークを取得してから、ゆっくりとSSLを導入しても問題ありません。

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酒井 教彰

酒井 教彰

2003年より大手コンサルティング会社所属コンサルタントとしてプライバシーマーク及びISO規格コンサルティング携わり、2010年以降、独立コンサルタントとして数多くのプライバシーマーク取得に携わる。 現在までに導入から取得まで一貫して携わったプライバシーマークコンサルティング実績350社以上。 30代コンサルタントとして国内トップクラスの実績を持つ。 大手会社のコンサルティングをメインとしてた会社所属コンサルタント時代とは違い、自身が中小企業経営者の立場となった経験を踏まえ、業務の忙しい中小企業でも「片手間で、兼業担当者1人いれば取得できる」スリム化されたコンサルティングをモットーとしている。

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