Pマーク更新の期限はいつ？手続き・必要書類・間に合わない場合の対応

Pマーク

「更新時期が近づいているのに何もしていない」

「前任者が退職して、過去の記録が分からない」

という相談は珍しくありません。

重要なのは、放置せず、現在の状況を早めに把握することです。

更新申請期間を確認

Pマークの更新申請は、原則として有効期間満了日の8か月前から4か月前までです。

まず登録証を確認し、自社の更新申請期限を確認してください。

期限が過ぎている場合は、自己判断せず、前回審査を受けた審査機関へ速やかに相談することをおすすめします。更新申請先は原則として前回の審査機関です。

です。

ここで注意したいのは、「過去の日付で実施したことにして書類を作る」ことです。

これは避けるべきです。

未実施のものは現状を整理したうえで、必要な運用を実際に行い、どのように立て直すかを検討します。

更新が大変になっている会社では、PMSそのものが複雑すぎることがあります。

不要な帳票、実際の業務に合っていないルール、過剰な承認フローなどを整理すると、その後の2年間がかなり楽になります。

ホリデーコンサルティングでは、更新期限が迫っている企業や、前任担当者から十分な引継ぎができていない企業の更新支援にも対応しています。

Pマークの有効期間は2年です。申請を行える期間と有効期限は別なので、満了直前まで待たないようにします。社内では早めに前年分・当年分の実施状況を点検し、申請期間に入る前から不備の是正と書類準備を進めましょう。

登録証、前回申請書、審査結果、現行規程、台帳、記録の保管先を確認します。担当者変更とポータル等の利用権限も確認し、前回の審査機関へ連絡できる状態にします。実施済みの記録が見つからない場合と、そもそも未実施の場合を分けて扱います。

更新申請先の最新様式で、事業者情報、前回からの変更点、規程、教育・監査・レビュー等の実施状況を確認します。委託先や新しいクラウド、組織変更が台帳やリスク分析に反映されているかも点検します。書類の提出範囲は申請先のチェックリストを優先してください。

最初に審査機関へ申請期限と必要手続きを確認し、次に未実施事項と不足書類を一覧化します。期限後でも当然に更新できると考えず、現状を正確に伝えて対応を確認してください。教育・監査等を実施した事実がないのに、過去日付の記録を作成してはいけません。

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