Pマーク審査の流れ｜文書審査・現地審査で見られるポイントと指摘対応

Pマーク

Pマークを初めて取得する担当者にとって、「審査で何を聞かれるのか」は大きな不安の一つです。

しかし、審査の目的は担当者を困らせることではありません。

自社で決めた個人情報保護の仕組みが、要求事項に適合し、実際に運用されているかを確認します。

1．申請

まずPMSを構築・運用し、申請書類を提出します。

JIPDECへの申請についてはオンライン申請も利用できます。

2．文書審査

提出した申請書類や規程類について確認されます。

大切なのは、「立派な規程を作ること」より、実際の会社の業務と規程が一致していることです。

3．現地審査

審査員が事業者を確認し、PMSの運用状況を審査します。

JIPDECでは現地審査の流れとして、

トップインタビュー
PMS運用状況の確認

などを案内しています。

実際に確認されるもの

代表的なものは、

個人情報管理台帳
リスク分析
教育記録
内部監査記録
マネジメントレビュー
委託先管理
アクセス権限
オフィスの安全管理
事故対応体制

などです。

「規程に書いてあるか」だけではない

例えば、

「退職者のアカウントは速やかに削除する」

というルールがあれば、本当に削除されているかを確認されます。

つまりPマーク審査は、

書類と実態が一致しているかを見る審査

と考えると分かりやすいでしょう。

指摘事項が出ても珍しくない

現地審査で改善が必要な箇所が見つかった場合は、指摘事項への対応を行います。

大切なのは「指摘をゼロにすること」より、指摘内容を理解し、正しく改善することです。

審査が怖いから必要以上に複雑な仕組みを作る必要はありません。

会社の規模・業務に合ったPMSを作り、普段からその通り運用しておくことが最も重要です。

トップインタビューで準備しておきたいこと

経営者が、個人情報保護方針、管理体制、事業上のリスク、改善に必要な資源を説明できるようにします。担当者が回答例を丸暗記するより、経営判断と実際の運用を共有しておくことが重要です。

指摘を受けた場合の対応

指摘内容を確認し、不備の原因と影響範囲を調べます。当該箇所の修正に加え、必要な是正処置を決め、実施結果と根拠資料をまとめて期限内に報告します。不明な点は自己解釈で進めず、審査機関に確認してください。

審査前のチェックリスト

申請内容と現在の拠点・組織・業務が一致しているか。
台帳やリスク分析に新しい取扱いが反映されているか。
教育の対象者と受講記録を照合できるか。
内部監査の指摘と改善結果を説明できるか。
委託先評価、アクセス権限、廃棄等の実態を確認できるか。
事故時の連絡先と判断体制を従業員が把握しているか。

参考情報

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